Wat je moet weten wanneer je met vrijwilligers werkt
In dit bericht lees je alles over het werken met vrijwilligers, vrijwilligersmanagement, het beste uit je team halen en meer. Ontdek daarnaast onze tips over het werven en binnenboord houden van vrijwilligers.
Over werken met vrijwilligers (ook wanneer je dit nog niet doet)
Er zitten haken en ogen aan het werken met vrijwilligers. Zo mag je niet zomaar in iedere organisatie werken met vrijwilligers, bestaat er een maximale vrijwilligersvergoeding, zijn er voor sommige leeftijden bepaalde werktijden opgesteld en meer. Zit jij nog in het voorstadium van werken met vrijwilligers? Kijk dan eens bij de KvK voor alle informatie omtrent dit onderwerp.
Werk jij al langer met vrijwilligers, als vrijwilligerscoördinator, kwartiermaker, adviseur of buurthuisbeheerder? Dan weet jij als geen ander dat de organisatie (en jij ook) van alle markten thuis moet zijn. Jullie moeten alles weten omtrent de randvoorwaarden voor het werken met vrijwilligers. Hoe zit het als iemand een uitkering krijgt of bijstand? Wat is de vergoeding die iemand krijgt en hoe regelen jullie alle verzekeringen? Al deze regels zijn erg belangrijk, toch zijn er andere aspecten van het werken met vrijwilligers die misschien nog wel belangrijker zijn…
Wat houdt vrijwilligersmanagement precies in?
Kort door de bocht zou je kunnen zeggen: het managen van vrijwilligers. Maar, wat komt hier allemaal bij kijken? Er zijn een aantal hoofdaspecten waar onder andere een coördinator vrijwillige inzet zich mee bezig houdt:
- Vrijwilligers werven & registreren;
- Vrijwilligers aansturen;
- Vrijwilligers motiveren;
- Vrijwilligers opleiden.
Daar waar voorheen vooral het aansturen en begeleiden van vrijwilligers centraal stond, denken begeleiders nu ook beleidsmatig mee over de inzet van vrijwilligers. Wat is de positie van een vrijwilliger en hoe draagt deze bij aan het behalen van doelstellingen van de organisatie? Dit meedenken vraagt o.a. zicht op de veranderende omgeving en samenleving, goed personeelsmanagement en strategisch inzicht. Daarnaast moet een coördinator vrijwillige inzet in staat zijn om de missie, visie en strategie van de organisatie te vertalen in vrijwilligersbeleid.
Vrijwilligers werven en binnenboord houden
Vrijwilligers werven is niet het moeilijkste, vooral ze binnenboord houden, daar zit de uitdaging. Wij geven je graag tips omtrent beide:
Het werven van vrijwilligers
- Bedenk van te voren wie je zoekt - Hoe ziet de ideale vrijwilliger er uit?;
- De ideale kandidaat bereiken - Bedenk waar je jouw ideale kandidaat gaat bereiken en hoe je diegene gaat benaderen;
- De pluspunten van jouw organisatie - Je weet wie jouw ideale kandidaat is en waar je deze gaat bereiken, maar wat kan jouw organisatie bieden aan deze kandidaat wanneer je diegene gevonden hebt? Wat zijn jouw 'verkooppunten'?
Uitzoeken of de kandidaat bij jullie past
Diverse aanmeldingen? Bekijk aan de hand van jullie 'ideale' vrijwilliger wie er bij jullie past, ga gesprekken aan, maak kennis en toets of jullie een match hebben.
Wanneer je het kennismakingsgesprek hebt gehad en benieuwd bent of iemand écht bij jouw organisatie past, laat diegene dan een tijdje meedraaien. Meedraaien om te kijken of het takenpakket bij diegene past én laten meedraaien met iemand die kan beoordelen of de nieuwe vrijwilliger goed past binnen het team en de organisatie. Evalueer na deze dagen wat jullie er beiden van vonden.
Blijven motiveren en checken
De juiste vrijwilliger gevonden? Dan ben je er nog niet. Juist het motiveren en binden van een vrijwilliger vraagt aandacht. Denk hierbij aan evaluatiegesprekken die periodiek zullen plaatsvinden. Bespreek hoe het gaat met de samenwerking in het team, met de invulling van het takenpakket, hoe is het met eerder besproken actiepunten, kloppen de verwachtingen die beide partijen hadden?
Wat kun je extra doen? Toon waardering voor de werkzaamheden en inzet, zet je vrijwilligers af en toe in het zonnetje en geef ze de mogelijkheid om relevante cursussen en trainingen te volgen. Behandel daarnaast je vrijwilligers gelijk t.o.v. je vaste krachten. Sla ze niet over met kerstpakketten en personeelsuitjes. Laat ze merken dat ze bij de organisatie horen.
Het beste uit je vrijwilligers halen 7 tips om ze te motiveren
Goede begeleiding geven, je vrijwilligers de mogelijkheid geven om zich te ontwikkelen en ze blijven motiveren is van belang. Het kan voor vrijwilligers heel fijn zijn om aan bepaalde competenties te werken of aan aspecten waarin ze zichzelf graag willen verbeteren. Zie je vrijwilliger als een volwaardige medewerker die het ook fijn vindt om begeleiding te krijgen en gemotiveerd te worden.
7 tips om je te verplaatsen in je vrijwilligers en ze te motiveren
1 - Weet waarom je vrijwilligers zijn aangesloten bij je organisatie. Hier kunnen namelijk veel verschillende redenen voor zijn. Door deze reden (motivatie) te kennen van je vrijwilligers, weet je beter hoe je in bepaalde situaties kunt reageren, ondersteunen, motiveren of uitdagen. Een aantal voorbeelden:
- Iemand is net verhuisd en wil graag mensen leren kennen;
- Iemand wil kennis vergaren en werkervaring opdoen;
- Iemand is met pensioen en wil iets om handen hebben;
- Iemand wil iets betekenen voor de maatschappij.
2 - Geef je vrijwilligers keuze. Keuze in taken, tijden, planning, dagen, etc. Een voorbeeld; stel jezelf eens voor dat je 5 taken hebt die je moet doen of 5 taken die je mag doen. Dan klinkt het laatste én een stuk vriendelijker én alsof je zelf veel meer keuze hebt. Nu gaat de vlieger niet altijd op dat je alleen kunt doen wat je leuk zou vinden. Door onderling taken te verdelen, geef je de keuze en zorg je ervoor dat iedereen leuke en misschien net iets minder leuke dingen doet.
Geef zo vaak als mogelijk iemand de keuze, waardoor diegene met je mee kan denken. Het scheelt jou soms het denkwerk en je vrijwilliger heeft keuzevrijheid en geeft input (wat we vaak ook leuk vinden).
3 - Respect, een belangrijk aspect op de werkvloer. Laat je vrijwilliger merken dat er wederzijds respect is om op te bouwen. Respecteer binnen een team elkaars talenten en beperkingen. Hier kun je eventueel gewenst en ongewenst gedrag bij opstellen. Zo wil je niet dat mensen lachen om fouten van een ander of dat ze iemand niet serieus nemen. Goed luisteren naar elkaar en iedereen erbij betrekken, dat is wat je juist wel wilt zien. Zorg ervoor dat jij, jouw vrijwilligers en je andere teamleden elkaar respecteren. Het is dus belangrijk dat de betaalde krachten de meerwaarde van het werk van vrijwilligers zien, besteed dus aandacht aan (de vergroting van) het draagvlak onder de betaalde krachten.
4 - Een positieve mindset werkt over het algemeen erg motiverend, tenzij je het een beetje overdrijft ?. Probeer niet negatief te zijn en je vooral niet te richten op wat niet goed gaat. Nee, richt je op wat wel goed gaat of wat jullie gaan doen om dingen nog beter op te zetten. Een positieve toekomstvisie zal erg motiverend werken op zowel je team als op jezelf.
5 - Spreek je waardering uit. Waardering krijgen voor je werk geeft iedereen voldoening. Je hoeft het echt niet te overdrijven, een "dank je" of schouderklopje doet al veel. Bekijk vooral wat jij hierin prettig zou vinden. Niet alleen om waardering te tonen, maar ook, wat vind jij prettig om waardering te krijgen?
6 - De een zal het waarderen, de ander vindt het minder interessant, vraag dat als eerste. Als iemand het dan leuk zou vinden, dan werkt het erg motiverend om je vrijwilligers meer te laten leren. Beter worden in de werkzaamheden of leren om andere, nieuwe taken op te pakken. Leren is uitdagend en motiveert.
Het hoeft overigens helemaal niet 'groot' te zijn. Leren om bepaalde competenties te verbeteren kan voor iemand ook al heel interessant zijn. Dit zou kunnen met jouw begeleiding, die van een collega of door een opleiding/training. Door hier serieus mee aan de slag te gaan, toon je ook weer die waardering waar we het eerder over hadden.
7 - Blijf altijd zenden én ontvangen binnen de communicatie met je vrijwilligers. Hiermee bedoelen we dat het niet alleen belangrijk is om goed en duidelijk te communiceren (denk bijvoorbeeld aan verwachtingen uitspreken), maar ook om feedback te vragen. Wat is de ervaring? Wat gaat er goed? Wat zou er anders kunnen? Luister en laat weten of je er iets mee kunt doen en wat dat dan is.
Teamvorming, hoe werken vrijwilligers en werknemers harmonieus samen?
Om een goede samenwerking op te zetten tussen je vaste werknemers en vrijwilligers, hebben we een aantal tips voor je. Zo voorkom je eventuele onduidelijkheden en zorg je voor een goede samenwerking.
Duidelijke taken & verwachtingen - Iedere werknemer heeft over het algemeen duidelijk wat zijn/haar taken zijn. Laat dit niet verschillen bij vrijwilligers. Ook voor vrijwilligers is het goed om duidelijk te hebben wat je van hem of haar verwacht. Check of deze verwachtingen voor alle partijen duidelijk zijn en overeenkomen. Wat je hiermee voorkomt is onduidelijkheid over wie wat doet en wie wat oppakt. Je weet gelijk bij wie je kunt aankloppen als je vragen hebt of iets niet helemaal duidelijk is. Iedereen heeft een eigen mate van verantwoordelijkheid waarop je, indien nodig, iemand kunt aanspreken.
Aandacht aan het psychologische contract - het "psychologisch contract" is een begrip uit de organisatiekunde en HRM en beschrijft de ongeschreven verwachtingen tussen werkgever en werknemer. Het is een wezenlijk onderdeel van de arbeidsrelatie, maar is niet juridisch afdwingbaar. Het psychologisch contract van een vrijwilliger is fundamenteel anders dan van een betaalde medewerker. Zo bevat het psychologisch contract van een betaalde kracht vaak verwachtingen rondom de loopbaanontwikkeling en van een vrijwilliger dat hij zich niet hoeft te bemoeien met organisatorische zaken en zich alleen kan richten op het werk waar hij zich voor heeft aangemeld. Dit betekent dat vrijwillige inzet gelijkwaardig, maar niet gelijk is aan betaalde inzet.
Blijven communiceren - Begin je net met het werken met vrijwilligers? Communiceer dan van te voren goed naar je werknemers waarom jullie dit gaan doen. Door hier open in te zijn, voorkom je dat werknemers 'bang' zijn dat je ze wilt vervangen of dat ze bepaalde, leuke taken niet meer mogen of kunnen doen. Dit stukje voorbereiden op wat er gaat komen, haalt al veel spanning weg bij de kennismaking.
Gelijkheid - Behandel iedereen zoals je zelf ook behandeld wil worden. Ieder teamlid, vrijwillig of niet, is waardevol voor de organisatie. Laat dit voelen aan je team en zorg voor gelijkwaardigheid in de behandeling van alle teamleden. Dit zal gezien en gewaardeerd worden.
Iedereen meenemen binnen de bedrijfsvoering - Zijn er veranderingen binnen het bedrijf? Neem hier dan je complete team in mee. Het voelt voor vrijwilligers vervelend wanneer zij van niets weten en je werknemers wel. Andersom natuurlijk net zo goed. Pas wel de communicatie en wijze van informatieverstrekking aan bij de specifieke behoeften van de vrijwilligers.
Genieten van elkaars kennis - Vraag je werknemers wat zij kunnen betekenen qua kennis en ervaring voor je vrijwilligers en andersom. Juist door kennis door te geven leer je veel van een ander en zie je zijn/haar passie. Daarnaast ben je gelijk samen enthousiast, wat motiverend werkt voor je complete team.
Wil jij alles leren over het aansturen van vrijwilligers, teamvorming, het beste in je vrijwilligers naar boven halen en meer? Dan is de interactieve opleiding van Pons Academie misschien wel iets voor jou. De opleiding brengt de theorie en praktijk samen in een combinatie van diverse lesdagen en meerdere leerteambijeenkomsten. Naast alle inhoudelijke kennis wordt er, via bewezen methodiek, een brug geslagen naar de toepassing op de werkvloer.
Bij Pons krijg je persoonlijke begeleiding tijdens en na de opleiding om de stof snel eigen te maken en er op de beste manier mee te werken.
Zeker weten dat dit de opleiding is voor jou? Neem dan contact op met Arno en Berendineke.